Conseguir que tu reunión sea un éxito

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¿La última reunión del departamento ha sido eterna? ¿Busca una forma de que las reuniones de tu empresa sean más eficientes?Cada vez que nos enfrentamos a una nueva reunión semanal, trimestral o anual de la empresa pensamos en lo larga que fue la anterior. A veces buscamos excusas para no ir o retirarnos antes sin haber tocado el tema que era importante tratar.

Exito en una reunion


El trabajo arquitecto Madrid es una disciplina en que las reuniones son muy importantes y suceden semana tras semana. Por lo que una buena planificación beneficiará la vida profesional y personal de los arquitectos.

Estos consejos ayudarán a organizar mejor las reuniones de la empresa:

¿Cuándo y dónde?

Elegir bien la fecha y la hora de la reunión garantiza la asistencia de todos. Ponerse en contacto con los principales asistentes para coordinar lugar, fecha y hora, y así obtener la mayor cantidad de confirmaciones. Es importante intentar que todos los ponentes puedan asistir en las fechas señaladas. Tener en cuenta que las reuniones en la mañana tienden a tener más participación porque la gente es más activa que por la tarde, luego de la comida.

Confirmada la cantidad de asistentes y los temas a tratar se debe buscar el lugar. El sitio tendrá que estar cerca del trabajo o en las mismas oficinas de la empresa, para no tener que desplazar a la gente, evitando ausencias o despistes. Observar si el sitio cuenta con equipo audiovisual como ordenadores portátiles, pantalla, proyector, reproductor de DVD o sistema de sonido. Y revisar si la iluminación es correcta y adecuada para poder proyectar diapositivas u otras láminas sobre la pantalla.

Cuando muchas personas se reúnen durante varias horas en una sala, la temperatura es primordial. Verificar que el sistema de control de la temperatura funcione de forma correcta.

¿De qué se hablará?

Este es un problema muy común en las reuniones de trabajo arquitecto Barcelona. La mayoría de los arquitectos o clientes no se han informado del temario de la reunión sin poder aportar datos o ser útiles.

Es aconsejable tener un programa por escrito. Esta planificación permitirá que en la reunión se traten temas puntuales de forma exhaustiva.

Una semana antes de la reunión se pregunta a los asistentes o ponentes qué temas tratarán. Luego esta información se envía a todos los que asistirán, por si consideran que deben aportar más información o datos. Toda esta previa garantiza una reunión corta y efectiva.

¿Va a durar mucho?

Si por algún motivo, informe anual o conferencia internacional, se cree que la reunión será larga se planificará y se incluirá en el programa. Las pausas suceden luego de una hora u hora y media de reunión. Además se pensará en brindar a los asistentes unas bebidas y unos aperitivos teniendo en cuenta que algunas personas preferirán otro menú especial.

Llega el gran día

El día de la reunión se debe llegar temprano para poder comprobar que todo esté bien planificado, que las bebidas y los aperitivos estén disponibles y que las copias del programa estén impresas. Dar la bienvenida y saludar a los concurrentes a su llegada, y al finalizar la reunión agradecer la asistencia a cada uno.

Finalizada la reunión se debe acordar la fecha de la siguiente y establecer un acta de la reunión que será enviada a cada uno de los presentes.

Saber coordinar las agendas, ser detallista en los elementos y en las necesidades de los asistentes, y planificar un temario con antelación es garantía de éxito de una gran reunión.

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